Resumo: As circunstâncias que surgiram com a pandemia Covid-19 exigiram adequações no modo de vida da população. O uso da tecnologia teve papel importante na implantação de melhorias contínuas na assistência à saúde da comunidade universitária da UFBA. A busca por maior acessibilidade, maior transparência, ausência de filas, menores riscos de contágios por aproximação foram pontos estratégicos que conduziram a construção do Sistema de Atendimento à Saúde na UFBA. O Serviço Médico Universitário Rubens Brasil (SMURB) da Universidade Federal da Bahia (UFBA) tem um papel relevante para a saúde de estudantes, servidores técnicos administrativos e professores. Antes da pandemia Covid-19, os usuários agendavam atendimento para diversas especialidades e eram atendidos de forma presencial. No início de cada mês, após ser definida a escala dos profissionais, este agendamento era realizado, em sua maior parte, por uma fila imensa na recepção do serviço médico que, além de desgastante para a comunidade, não era efetivo. Com o advento da pandemia, esta prática foi repensada em função dos protocolos sanitários da Organização Mundial de Saúde. Dessa forma, buscando manter as atividades assistenciais do SMURB em funcionamento durante o período crítico enfrentado, todo o sistema de agendamento foi reconstruído. O serviço de agendamento e atendimento, implantado em meados de março de 2020, permitiu que a mudança de presencial para remoto fosse possível. Os profissionais, conectados à rede UFBA através de uma VPN (túnel de comunicação segura), puderam acessar o sistema e dar continuidade à assistência aos pacientes do SMURB, com empenho da gestão do SMURB, do Núcleo de Tecnologia da Informação em Saúde (NTIS) e do apoio do Sistema de Tecnologia da Informação (STI) da UFBA. O NTIS criou listas de atendimentos por especialidades, priorizando os mais idosos, considerando sua vulnerabilidade aos efeitos do COVID-19. Com a retomada dos atendimentos presenciais, os agendamentos voltaram a ser por demanda espontânea, mais uma vez o sistema de agendamento foi refeito, levando em consideração as normativas sanitárias no tocante à pandemia. Os agendamentos passaram ser realizados por telefone, e-mail ou solicitados pelos profissionais quando diagnosticada uma necessidade emergente ao final dos atendimentos. Esta nova modalidade acabou por gerar uma demanda diária de mais de 600 mensagens de e-mail, às quais não eram tratadas em tempo hábil devido ao limite de profissionais disponíveis para este serviço administrativo. O volume de solicitações terminava, muitas vezes, gerando atrasos nos atendimentos e, em consequência disso, o motivo da solicitação poderia já não existir quando efetivamente eram realizados. O tempo de espera entre data da solicitação do agendamento e a data de atendimento contribuía para o esquecimento do compromisso por parte do paciente, elevando o indicador de absenteísmo. Em março de 2022, a atual gestão do SMURB passou a discutir com a equipe de Marcação e do NTIS formas de melhoria do processo de trabalho da marcação, utilizando as ferramentas e quadro de pessoal que dispúnhamos. Assim, foi desenvolvida uma aplicação que, à semelhança de diversos serviços públicos e privados de natureza similar, permitia o auto agendamento remoto pelo próprio paciente. A partir do mês de julho de 2022, trabalhou-se na construção de uma API (Application Programming Interface) para isolar o acesso às informações do atendimento assistencial e garantir a segurança de dados. Esta API responde apenas a requisições do site institucional que foi reformulado pelos profissionais do NTIS. A nova solução garantiu uma maior transparência para o usuário, além de estreitar a distância entre o agendamento e o atendimento efetivo. Vale ressaltar que nem todas as vagas estão disponíveis para o autoatendimento, visto que existem necessidades de marcação de retornos por parte dos profissionais, como também para atender demandas emergenciais. Para realizar uma demanda gradativa os canais anteriores de agendamentos, por e-mail, telefone ou pelo próprio profissional, continuam ativos, mesmo não sendo tão céleres. O sistema de autoatendimento tem interlocução com o sistema de agendamento do serviço médico. A disponibilidade de horários livres de cada especialidade/profissional é refletida automaticamente em todo o ambiente. Ao agendar, o sistema de agendamento já estará contemplado em tempo real evitando qualquer conflito de horários. Ao realizar um agendamento ou cancelamento o paciente recebe um e-mail com esclarecimentos sobre status da marcação. A API já está finalizada e publicada no servidor da UFBA. No site institucional, existe um tutorial que explica o funcionamento deste novo canal de agendamento. No início, devido a divergências cadastrais, legado do sistema anterior existente, houve uma demanda alta ao setor de cadastro para regularização. Aos poucos isso foi se estabilizando e o novo canal de agendamento apresenta uma aceitação muito boa.
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